ระบบการขาย

ระบบการขาย

ขั้นตอนที่ 1

 การเสนอแนวทางเลือกในการนาระบบใหม่มาใช้งาน

แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้ ระบบการขาย โดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 2 ทางเลือก 
1.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ 
2.ให้ทีมงานของเราพัฒนาระบบเอง 

แนวทางเลือกที่ 1. จ้างบริษัทนอกพัฒนาระบบ

ลำดับที่	ความต้องการในระบบ เงื่อนไขการพิจารณา	แนวทางเลือกทั้ง 3 ทาง
		การว่าจ้างบริษัทเพื่อพัฒนาระบบ(Outsourcing)	ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)
ความต้องการในระบบตาม TOR
1	หน้าที่การทำงาน (Functionality)	สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้	สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
2	ความยืดหยุ่น (Flexibility)	ปรับแต่งได้ตามต้องการโดยไม่กระทบกับโครงสร้างหลักขององค์กร	ปรับแต่งได้ตามต้องการและยังได้ออกแบบระบบให้สามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตด้วย
เงื่อนไข
1	ต้นทุน (cost) รวมค่าบำรุงรักษาระบบ	500,000 บาท	350,000 บาท
2	การบริการหลังการขาย/ ติดตั้งแล้วเสร็จพร้อมทั้ง การตรวจเช็คเดือนละครั้ง	ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน 3 วันโดยไม่มีค่าใช้จ่าย	ฝึกอบรมแก่ผู้ใช้ รวมถึงบำรุงรักษาระบบให้เป็นปัจจุบันและทันสมัย
3	คู่มือประกอบการใช้งาน (Documentation)	มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งาน พร้อมสอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์	จัดทำคู่มือประกอบการใช้งาน
4	ระยะเวลาส่งมอบ	1 เดือน	5 เดือน

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
             ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาเอง เนื่อง จากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากนี้ยังจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานหรือรองรับ การเปลี่ยนแปลงการทำงานในระบบได้ และสามารถคอยกำกับดูแลการทำงานให้ตรงไปตามวัตถุประสงค์ได้อย่างที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (Project Planning)

เป้าหมาย
           นำระบบสาระสนเทศเพื่อการบริหารงานขายมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า 

วัตถุประสงค์ 

           โครงการ พัฒนาระบบการขายมีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ออกแบบและพัฒนา ให้เป็นระบบงานขายที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ 

ขอบเขตของระบบ
          โครงการ พัฒนาระบบการขายได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานพัฒนาสารสนเทศภายในบริษัทเอง (In-House Development) พร้อมนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้
2. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้
3. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก 

ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ
1. ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
2. สามารถเก็บ และตรวจสอบข้อมูลลูกค้า สินค้าได้   
3. สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าและข้อมูลลูกค้าได้ 
4. ให้การบริการแก่ลูกค้าในการซื้อขายเช่น การส่งสินค้า การออกใบเสร็จ มีส่วนลด เป็นต้น
5. การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น บัญชี พนักงานขาย พนักงานเช็คสต็อก พนักงานจัดส่งสินค้า เป็นต้น
6. การจัดทำรายงานสรุปที่สะดวกรวดเร็วในการเสนอต่อผู้บริหารหรือผู้จัดการ 

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
1. องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้
2. องค์กรสามารถตัดสินใจในการจัดจาหน่ายสินค้าได้
3. องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น
4. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว
5. ขั้นตอนการซื้อ-ขายสินค้า มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน
6. การติดต่อลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วเพราะเรามีข้อมูลของลูกค้า 

7. สามารถจัดเก็บข้อมูลสินค้า ทำให้การซื้อขายสินค้าได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยันให้ลูกค้า
8. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
9. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้
10. ทำให้ลูกค้ามีความพึงพอใจในการซื้อสินค้า และมอบความน่าเชื่อถือให้บริษัท

แนวทางในการพัฒนา
การพัฒนาระบบของบริษัท อำนาจ อินเตอร์ เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการจำหน่ายคอมพิวเตอร์และในส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น การทำงานของพนักงานในแต่ละหน้าที่ ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน ก่อนที่เราจะมาวิเคราะห์ระบบเราจะต้องทำการจำลองหรือศึกษาขั้นตอนการทำงาน ของระบบใหม่และข้อมูลทั้งหมดว่า ระบบที่เราต้องการวิเคราะห์เหมาะสมกับระบบการทำงานเดิมของบริษัทหรือไม่ซึ่ง จะแบ่งการทำงานออกเป็น 7 ขั้นตอน ดังนี้
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ 

2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
3. การวิเคราะห์ระบบ
4. การออกแบบเชิงตรรกะ
5. การออกแบบเชิงกายภาพ
6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )
           เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้ เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการ บริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัทอมตะข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น
ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
- การขายสินค้า
- การจัดเก็บสินค้าและการแยกประเภทของสินค้า
- การจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าและข้อมูลของสินค้า

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
            เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทาโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้าง แนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
1. เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน
2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์
1.    ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของบริษัท มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบซื้อ-ขายสินค้า
2.     การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ
3.      จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทางานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ
           เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของ งาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว เช่น ในการซื้อขายก็จะมีแบบฟอร์มในการซื้อขายสินค้าให้ลูกค้ากรอกหรือแม้แต่แบบฟอร์มในการกรอกข้อมูลของสินค้าและการออกแบบฐานข้อมูลในโปรแกรมต่าง ๆ 

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ
           ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่ายฐานข้อมูลโปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้ โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ
           ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับ การทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
1. เขียนโปรแกรม
2. ทดสอบโปรแกรม
3. ติดตั้งระบบ
4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ
           อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการ ปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดาเนินงานของโครงการ
           แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ ระบบการขาย การจัดเก็บข้อมูลสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้
- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
- ประมาณการใช้ทรัพยากร
- ประมาณการใช้งบประมาณ
- ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
           ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่ได้รับมอบหมาย อาจจะเป็นบุคคลที่มีความรู้ในด้านของระบบที่ต้องการเปลี่ยนแปลงที่ทำงานอยู่ในบริษัทหรือทางบริษัทจ้างให้ทาการวิเคราะห์ระบบ ซึ่งบุคคลจะต้องดำรงตำแหน่งเกี่ยวกับการดูแลระบบ เช่น
           1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นบุคคลที่มีความรู้ในเรื่องของการทำงานของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้ พนักงานหรือทีมโปรแกรมจัดทำเอกสารของระบบรวมถึงการทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง 

           2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์ 2 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลง รวมทั้งทดสอบโปรแกรมของระบบใหม่

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
            จากดังกล่าวเราอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นทีมหรือว่ามีการระบุหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนทราบเพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้
1. เครื่องแม่ข่าย(Server) จำนวน 3 เครื่อง
2. เครื่องลูกข่าย(Workstation) จำนวน 20 เครื่อง
3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 4 เครื่อง ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้
1. ระบบโปรแกรม 1 ระบบ

2. เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ
3. บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม
4. อุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ

ทรัพยากร	จำนวน
บุคลากรที่มีความรู้ด้านโปรแกรม
- นักวิเคราะห์ระบบ - โปรแกรมเมอร์	1 2
อุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์
- อุปกรณ์ทางด้านฮาร์ดแวร์ * คอมพิวเตอร์ * อุปกรณ์ต่อพ่วง - ซอฟต์แวร์ * โปรแกรมที่นำมาใช้	5-10 เครื่องหรือมากกว่านั้น 5-10 ชุดตามความเหมาะสม 1-2 โปรแกรมแล้วแต่ระบบที่ใช้

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้ 

1. ในส่วนของผู้บริหาร
- ค่าตอบแทนสา หรับทีมงานพัฒนา
* นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 50000
2. แผนกทุกแผนกที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ
- ค่าการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบใหม่ 15000
3. การจัดซื้ออุปกรณ์ต่างๆ
- เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ใช้ในการลงระบบ 30000
- อื่น ๆ 5000 

ประมาณการใช้งบประมาณ

           จากรายการดังกล่าวเป็นเพียงการประมาณค่าใช้จ่ายคร่าวๆ ที่ทางองค์กรจ่ายในการปรับปรุงระบบ

ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ที่ใช้เพราะในแต่ละองค์กรจะมีหลายแผนกในการทำงานและงานในแต่ละ

ระบบจะมีขั้น ตอนที่ซับซ้อนมาก ดังนั้นค่าใช้จ่ายจึงไม่เท่ากันสรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้ 

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
            ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัทอมตะที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบการขายสินค้าเพื่อความสะดวกในส่วนของบริษัทและลูกค้า ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้น เราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่างๆ เป็นระยะเวลาประมาณ 5 เดือน คือเริ่มตั้งแต่เดือนมิถุนายน ถึง ตุลาคม 2554 ซึ่งสามารถแสดงรายละเอียดการดำเนินงานได้ดังนี้

รายการที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ระบบการขายสินค้า ศึกษาข้อมูลจากบริษัท อำนาจ อินเตอร์  จำกัด (มหาชน)
ที่	รายการ	มิ.ย.	ก.ค.	ส.ค.		ก.ย.	ต.ค.
1	กำหนดระบบที่ต้องการพัฒนาใหม่	/
2	วิเคราะห์ระบบ	/
3	ศึกษาข้อมูลระบบบริษัท	/	/
4	กำหนดปัญหาและความต้องากรของระบบใหม่		/
5	ออกแบบระบบ			/
6	ออกแบบฟอร์มและรายการต่างๆ			/
7	ออกแบบฐานข้อมูล					/
8	นำเสนอข้อมูล					/
9	พัฒนาและติดตั้งโปรแกรมและเขียนโปรแกรม					/
10	ทดสอบโปรแกรม นำเสนอในรูปแบบเอกสาร					/
11	ติดตั้งระบบ สรุปผลและนำเสนอโครงการ						/

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
            จากดำเนินการดังกล่าวระยะเวลาที่ใช้จริงๆในการวิเคราะห์อาจจะไม่พอแต่เพื่อเป็นการสรุปอย่าง
คร่าวๆ ว่าเราได้ดำเนินการอะไรไปบ้างและระบบใหม่ที่ได้จะเสร็จภายในกี่วัน ซึ่งเราก็ได้ยกตัวอย่างไปแล้ว

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

            จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมของบริษัท อำนาจ อินเตอร์ ส่วนใหญ่บริษัทจะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วนแต่บางระบบก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ดังนั้น ทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้นเมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่างๆ ที่เราได้ทำก็จะจัดทำรายงานสรุปผลสาหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อยๆ เพื่อความเข้าใจง่าย 2 ด้านดังนี้

1.ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

            ในส่วนนั้นอาจจะเกี่ยวกับฮาดร์แวร์และซอฟต์แวร์ขอระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่างๆ และอุปกรณ์อื่น ๆ

2.ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
             ทำการศึกษาด้านต่างๆ ในการปฏิบัติงานของผู้ใช้ของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท ซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการทดสอบ การทดลองของระบบว่า ระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไรจากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบผลที่ได้ประสบผลสำเร็จระบบที่ได้เป็นที่ตรงตามความต้องการของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3

 การกำหนดความต้องการของระบบ

              เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้วในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิมในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม ( Questionnaire )  สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มีเวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้

ออกแบบสอบถาม (Questionnaire) บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ ผู้จัดการแผนกต่างๆ การใช้ แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ไม่ต้องมีการจดบันทึก ดังเช่น วิธีการสัมภาษณ์ ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลดังตัวอย่าง

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
           จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุป

ข้อมูลได้ดังนี้
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม
2. ความต้องการในระบบใหม่
3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์มและรายงานของระบบเดิม

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่ายแบบ LAN ประกอบไปด้วย
1. เครื่องแม่ข่าย (Server) จำนวน 2 เครื่อง
2. เครื่องลูกข่าย จำนวน 15 เครื่อง
3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 2 เครื่อง
4. อุปกรณ์ในการต่อพวงอื่นที่เกี่ยวข้องที่ทางบริษัทได้นำมาใช้งานของสำนักงานเป็นต้น

2. ความต้องการในระบบใหม่ จากแบบสอบถามทางที่มีงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้
1. องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้
2. องค์กรสามารถตัดสินใจในการจัดจำหน่ายสินค้าได้
3. องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น
4. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว
5. ขั้นตอนการซื้อ-ขายสินค้า มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน 

6. การติดต่อลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วเพราะเรามีข้อมูลของลูกค้า
7. สามารถจัดเก็บข้อมูลสินค้าทำให้การซื้อขายสินค้าได้รวดเร็วและถูกต้องและมีเอกสารยันยืนให้ลูกค้า
8. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
9. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้
10. ทำให้ลูกค้ามีความพึงพอใจในการซื้อสินค้าและมอบความน่าเชื่อถือให้บริษัท

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทางานของระบบ (Process Modeling)

                  ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ (System Requirement Structuring) จำลองขั้นตอนการทางานของระบบด้วย DFD ได้ดังนี้

                  อธิบาย Context Diagram จาก Context Diagram ของระบบขายซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบการขายนี้ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน และหัวหน้าแผนกงานขาย ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบการขายนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง แต่จะไม่ทราบว่าทำอย่างไร สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Data Flows เข้าและออกระหว่าง External Agents ของระบบได้ดังนี้ 

1.ลูกค้า

- ส่งข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า และข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าเข้าสู่ระบบ

- ภายในระบบจะมีขั้นตอนต่างๆ ในการจัดการการสั่งซื้อจึงสามารถแสดงใบเสร็จสินค้า ให้กับลูกค้าได้

2.พนักงาน

- เมื่อได้รับข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการขาย พนักงานจะส่งรายการสั่งซื้อและข้อมูลการ ตรวจสอบสินค้า

 - เมื่อระบบทางานเรียบร้อยจะแจ้งข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า และใบเสร็จให้กับพนักงาน

3.หัวหน้าแผนกงานขาย

- เมื่อหัวหน้าแผนกงานขายต้องการทราบข้อมูลต่าง ๆ จะส่งข้อมูลที่ต้องการค้นหาเข้าสู่ระบบ 

– เมื่อระบบทำการประมวลผลเรียบร้อยจะส่งข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุง และรายงานต่าง ๆ ให้กับผู้จัดการ 

DFD LEVEL 0

อธิบาย DFD LEVEL 0 จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบขายออกเป็น 5 ขั้นตอน (Process) ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) โดยการแบ่งแยกแต่ละ Process ตามหมวดหมู่ของข้อมูล ดังรายละเอียดต่อไปนี้

1. Process 1 Login เป็นระบบที่เก็บรวบรวมข้อมูลผู้ใช้ โดยการที่ให้ผู้ใช้ทาการกรอกข้อมูล และมีการกำหนดชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน เพื่อใช้ Login เข้าสู้ระบบ

2. Process 1 ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลทั้งหมดของระบบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อพนักงานต้องการปรับปรุงข้อมูลหรือว่าเรียกดูข้อมูลที่ต้องการจะส่ง ข้อมูลที่ต้องการปรับปรุงเรียกดูเข้าสู่ระบบจากนั้น Process จะทาการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลูกค้าหรือแฟ้มข้อมูลสินค้า มาทำการปรับปรุง เมื่อทำการปรับปรุงเรียบร้อย Process จะส่งข้อมูลไปจัดเก็บในแฟ้มข้อมูลเดิม ข้อมูลที่ได้ผ่านการปรับปรุงเรียกดู Process จะทำการส่งข้อมูลที่พนักงานต้องการเรียกดูไปให้กับพนักงาน

3. Process 2 สืบค้นสินค้า เป็นระบบขายที่ทำการค้นหาข้อมูลสินค้า สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อลูกค้าต้องการสืบค้นข้อมูลสินค้า ลูกค้าจะทำการส่งรายการที่ต้องการค้นหาเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสินค้าแล้วระบบจะทำการแสดงรายการที่ลูกค้าค้น หาให้แก่ลูกค้า

4. Process 3 สั่งซื้อสินค้า เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อลูกค้าต้องการสั่งซื้อสินค้าจะส่งรายการสั่งซื้อสินค้าเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยจะนำข้อมูลไปบันทึกที่แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อและ จะส่งใบสั่งซื้อสินค้าไปให้ลูกค้า

5. Process 4 ระบบชาระเงิน เป็นกระบวนการที่เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าแล้วจะต้องไปทำการชำระเงิน สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อลูกค้าต้องการชำระเงินจะทำการส่งรหัสลูกค้าและเลขที่ใบสั่งซื้อเข้าสู่ ระบบ จากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการชำระเงินมาทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยระบบจะทำการส่งข้อมูลการชำระเงินไปจัดเก็บที่ แฟ้มข้อมูลการชำระเงินและส่งใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า

6. Process 5 พิมพ์รายงาน เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายงานต่าง ๆ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อหัวหน้าแผนกงานขายต้องการพิมพ์รายงาน หัวหน้าแผนกงานขายจะทำการเลือกรายงานจากระบบจากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลูกค้า โดยแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ แฟ้มข้อมูลการชำระเงินมาทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยระบบจะทำการส่งรายงานให้กับหัวหน้าแผนกงานขาย

Process 1 Login

1.1 Login

1.2 Login สำเร็จ

1.3 Login ไม่สำเร็จ

1.4 แก้ไข

1.5 Logout

              อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 1 

User   กรอกข้อมูลไปที่ระบบตรวจสอบว่าข้อมูลว่าข้อมูลตรงกับข้อมูลในแฟ้มUserหรือ ไม่ถ้าข้อมูลถูกต้องก็ส่งข้อมูลไปว่าส่งข้อมูลสำเร็จถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องก็ จะแจ้งกับไปที่Userว่าข้อมูลไม่ถูกต้องถ้ามีการแก้ไขข้อมูลในระบบระบบจะทา การอัพเดทข้อมูลที่แก้ไขแล้วเข้าไปในแฟ้มUserแล้วก็ยืนยันการแก้ไขข้อมูล เข้าไปยังUserถ้ามีการ  Logout  ก็จะ Logout  เข้าไปสู้ระบบระบบก็จะทาการยืนยัน การ  Logout  ไปที่  User

Process 2 ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก

2.1 เลือกรายการและตรวจสอบรายการที่ต้องการปรับปรุง

2.2 แสดงข้อมูล

2.3 บันทึกข้อมูลที่ต้องการปรับปรุง

              อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 2

Process 1 ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลักมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 Process ดังนี้

1. Process 2.1 เลือกรายการและตรวจสอบรายการที่ต้องการปรับปรุง เป็นขั้นตอนการเลือกรายการและตรวจสอบรายการ

- Process จะทาการดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มข้อมูลลูกค้าและดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบรายการ

2. Process 2.2 แสดงข้อมูลเป็นขั้นตอนการแสดงข้อมูล

- Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 2.1 มาแสดงข้อมูล

3. Process 2.3 บันทึกข้อมูลที่ปรับปรุงแล้วเป็นขั้นตอนที่ทาการบันทึกข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงเรียบร้อย

- Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 2.2 นำมาประมวลผลจากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลไปยังแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า และจะส่งข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงไปให้กับพนักงาน

Process 3 สืบค้นข้อมูล

3.1 ตรวจสอบรายการสินค้า

3.2 รายละเอียดสินค้า

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 2 ขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 Process ดังนี้

1. Process 3.1 ตรวจสอบรายการสินค้าเป็นขั้นคอนการตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการ

- Process จะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบรายการสินค้า

2. Process 3.2 แสดงรายละเอียดสินค้าเป็นขั้นตอนการแสดงผลการค้นหาข้อมูลสินค้า

- Process จะรับข้อมูลจาก Process ที่ 2.1 มาทำการประมวลผลเพื่อแสดงข้อมูลสินค้าหรือรายการที่ลูกค้าต้องการค้นหาให้กับลูกค้า

Process 4 สั่งซื้อสินค้า

4.1 ตรวจสอบข้อมูล

4.2 เลือกรายการสินค้า

4.3 แสดงรายละเอียด

4.4 ยืนยันการสั่งซื้อ

4.5 บันทึก

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 3 Process 3 สั่งซื้อสินค้าเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าทำการสั่งซื้อสินค้า มีขั้นตอนการทางานย่อยภายในทั้งหมด 5 ขั้นตอนหรือ 5 Process ดังนี้

1. Process 4.1 ตรวจสอบข้อมูล เป็นขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ

- Process จะดึงข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการชำระเงิน ข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลดังกล่าวมาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบ ข้อมูล

2. Process 4.2 เลือกรายการสินค้าเป็นขั้นตอนการเลือกสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อ

 - Process รับข้อมูลจาก Process ที่ 3.1 มาประมวลผลเพื่อเลือกรายการสินค้า

3. Process 4.3 แสดงรายละเอียดเป็นขั้นตอนที่ระบบจะแสดงผลเพื่อแสดงรายละเอียด

- Process รับข้อมูลจาก Process ที่ 3.2 มาประมวลผลเพื่อแสดงรายละเอียดไปให้กับลูกค้า

 4. Process 4.4 ยืนยันการสั่งซื้อเป็นขั้นตอนการทำการยืนยันการสั่งซื้อของลูกค้า

- Process จะรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.3 มาประมวลผลเพื่อให้ลูกค้ายืนยันการสั่งซื้อ

5. Process 4.5 บันทึกเป็นขั้นตอนการจัดเก็บข้อมูลการสั่งซื้อของลูกค้า

- Process จะรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.4 มาประมวลผลเพื่อบันทึกข้อมูลการสั่งซื้อของลูกค้าไปจัดเก็บที่แฟ้ม ข้อมูลการสั่งซื้อและส่งใบสั่งซื้อให้กับลูกค้า

Processes 5 การชำระเงิน

5.1 ตรวจสอบรหัสเลขที่ใบสั่งซื้อ

5.2 ตรวจสอบเงื่อนไขในการชำระเงิน

5.3 แสดงรายละเอียด

5.4 เลือกการชาระเงิน

5.5 ยืนยันการชาระเงิน

5.6 บันทึก

5.7 พิมพ์

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 5

Process 4 ชำระเงินเป็นขั้นตอนการชำระเงินของลูกค้า ที่ทำการสั่งซื้อสินค้า มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 7 Process ดังนี้

1. Process 5.1 ตรวจสอบรหัส / เลขที่ใบสั่งซื้อเป็นขั้นตอนการตรวจสอบรหัสและเลขที่ใบสั่งซื้อ

 - Process จะรับรหัสลูกค้า เลขที่ใบสั่งซื้อจากลูกค้าและดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อมาประมวลผลเพื่อตรวจสอบรหัส/ใบสั่งซื้อ

2. Process 5.2 ตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงิน เป็นขั้นตอนการตรวจสอบเงือนไขที่เกี่ยวกับการชำระเงิน

- Process รับข้อมูลจาก Process ที่ 4.1 และดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการชำระเงินมาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบเงื่อนไข

3. Process 5.3 แสดงรายละเอียดเป็นขั้นตอนการแสดงรายละเอียดการชำระเงิน

- Process จะรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.2 มาประมวลผลเพื่อแสดงรายละเอียดการชำระเงินให้กับลูกค้า

4. Process 5.4 เลือกการชำระเงินเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าจะต้องทำการเลือกเงื่อนไขในการชำระเงิน

- Process  จะรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.3 มาประมวลผลเพื่อให้ลูกค้าเลือกการชาระเงิน

5. Process 5.5 ยืนยันการชำระเงินเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าจะต้องทำการยืนยันการชำระเงิน

- Process จะรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.4 มาประมวลผลเพื่อให้ลูกค้ายืนยันการชำระเงินที่เกิดจากการสั่งซื้อ สินค้า

 6. Process 5.6 บันทึกเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าต้องการทำบันทึกข้อมูล

- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.5 มาประมวลผลเพื่อบันทึกข้อมูลการชำระเงินของลูกค้า

7. Process 5.7 พิมพ์เป็นขั้นตอนที่ลูกค้าจะทำการพิมพ์รายงานที่ต้องการออกมา

- Process จะรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.6 มาประมวลผลเพื่อพิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า

Processes 6 พิมพ์รายงาน

6.1 ตรวจสอบข้อมูล

6.2 พิมพ์รายงาน

อธิบาย DFD LEVEL 1 of  Process 6

Process 6 พิมพ์รายงานมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 Process ดังนี้

1. Process 6.1 ตรวจสอบข้อมูลเป็นขั้นตอนที่ทาการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ

- Process จะรับข้อมูลจากหัวหน้าแผนกงานขายแล้ว Process ดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลการชำระเงิน แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ มาประมวลผลเพื่อตรวจสอบข้อมูล

2. Process 6.2 พิมพ์เป็นขั้นตอนการพิมพ์รายงาน

- Process รับข้อมูลจาก Process ที่ 5.1 มาประมวลผลเพื่อพิมพ์รายงานที่หัวหน้าแผนกงานขายต้องการให้กับหัวหน้าแผนกงานขาย

โครงสร้างฐานข้อมูล

ตาราง User

ตาราง Customer

ตาราง Order

ตาราง Product

E-R DIAGRAM

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

หน้าจอ User Interface

ผู้ใช้ Login เพื่อเข้าสู่ระบบ

ประเภทสินค้า หน้าประเภทสินค้า ในหน้าประเภทสินค้านั้นตัวโปรแกรมจะมี ประเภทสินค้ามาให้เราเลือก โดยที่เราสามารถเลือกสินค้าได้หลายประเภท เมื่อเลือกประเภทสินค้าเสร็จแล้วให้กดเรากดปุ่มค้นหา โปรแกรมก็จะเปิดหน้าสินค้าขึ้นมาโดยจะมีสินค้าเฉพาะประเภทที่เราเลือก

  

เลือกสินค้า เป็นหน้าที่เลือกสินค้าสามารถเลือกตามรุ่นสินค้าของยี่ห้อ หรือจะค้นหารุ่นขอรถยนต์โดยพิมพ์ชื่อรุ่นเองก็ได้ เมื่อเลือกสินค้าเสร็จ สินค้าจะมาอยู่หน้ารายการ

สินค้าที่เลือก หน้านี้จะแสดงชื่อและวันที่ที่เราสั่งซื้อ สามารถกดยกเลิกเพื่อเลือกสินค้าใหม่

เสร็จสิ้นการสั่งซื้อ เป็นหน้าที่เสร็จสิ้นการสั่งซื้อ แล้วแจ้งการส่งรายละเอียดให้ลูกค้าภายหลัง

ขั้นตอนที่ 6

 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรมเพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทางานดังนี้ , เขียนโปรแกรม , ทดสอบโปรแกรม , ติดตั้งระบบ , จัดทาเอกสาร และสรุปผลการทางานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7

การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาดแผนการ ดำเนินงานของโครงการ แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ ระบบการสั่งจองสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้
- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
- ประมาณการใช้ทรัพยากร 
- ประมาณการใช้งบประมาณ 
- ประมาณระยะเวลาดาเนินงาน