ความเป็นมาของบริษัท

 บริษัท เฮล่า มอเตอร์

ข้อมูลทั่วไป

                บริษัท เฮล่า มอเตอร์ ประเทศสเปน มีการขยายการลงทุนในต่างประเทศ เริ่มที่ประเทศไทยเป็นประเทศแรก โดยจัดตั้งสำนักงานเป็นสาขาของบริษัทเพื่อจำหน่ายรถยนต์เฮล่าในกรุงเทพฯเมื่อปี พ.ศ.  2536 จากนั้นจึ่งก่อตั้งบริษัทเฮล่าในอเมริกาและอังกฤษตามมา ในช่วงแรกเฮล่าประเทศไทย มีจำนวนแผนกรวม 7 แผนก มีพนักงานทั้งหมด 80 คน คือฝ่ายบัญชี 8 คน ฝ่ายบุคคล 10 คน ฝ่ายประชาสัมพันธ์ 8 คน ฝ่ายจัดซื้อ 12 คน ฝ่ายซ่อมแซม 22 คน ฝ่ายขาย 13 คน และฝ่ายการตลาด 7 คน

โครงสร้างองค์กร

วิสัยทัศน์

1.ขยายการตลาดผลิตรถยนต์ส่งไปทั่วโลก

2.ทำให้ลูกค้าพึงพอใจในการทำงานและบริการ

วัตถุประสงค์ของบริษัท

1.เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากที่สุด

2.ทุ่มเทเพื่อมาตรฐานสูงสุด

3.เพื่อให้เป็นที่รู้จักของตลาด

4.ปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยการท้าทายและเปลี่ยนแปลง

5.รับผิดชอบต่อชุมชนและสิ่งแวดล้อม

เป้าหมายของบริษัท

สร้างชื่อเสียงการผลิตรถยนต์และผลกำไร

ความหมายแต่ละแผนก

            ผู้บริหาร  เป็นคนที่มีความรับผิดชอบในการดำเนินชีวิตประจำวันของบริษัทหรือองค์กร ในบางพื้นที่ของโลก คำว่า “กรรมการผู้จัดการ” เทียบเท่ากับ “หัวหน้าผู้บริหารของบริษัท” ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการบริษัททั้งหมดหรือเพียงส่วนหนึ่งของหนึ่งในกรรมการบริหารมีจำนวนของความรับผิดชอบ

            ฝ่ายบริหาร  ทำหน้าที่ในการสนับสนุนหรือเห็นชอบแต่ละนโยบายของแต่ละหน่วยงานภายในองค์กร

ฝ่ายการตลาด  ทำหน้าที่วิเคราะห์และวางแผนทางการตลาดโดยวางแผนการตลาด สิ่งที่จะทำให้การวางแผนทางการตลาดประสบความสำเร็จ นักการตลาดจะต้องมีข้อมูลสารสนเทศ  เพื่อนำมาใช้ในการตลาดที่ข้อมูลถูกต้อง และแม่นยำ เพื่อให้บริษัทเป็นที่ยอมรับของลูกค้า

ฝ่ายเทคนิค  ทำหน้าที่ให้บริการซ่อมอะไหล่รถยนต์ที่ไก้รับความเสียหายจากการใช้งานการผลิตที่ไม่ได้มาตรฐานหรือการขนส่ง สามารถแก้ไขให้ได้ทันเวลาในการใช้งาน พร้อมทั้งให้คำแนะนำ ปรึกษาในด้านต่างๆ อย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องการบำรุงรักษาอุปกรณ์ต่างๆ ที่ต้องตรวจเช็คอย่างเป็นประจำหรือง่ายต่อการดูแลรักษาโดยไม่ต้องนำมาให้ช่างเทคนิคของทางบริษัทเป็นผู้ดูแล 

แผนกจัดซื้อ หมายถึง ธุรกิจหรือองค์กรที่พยายามสำหรับการซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร แต่มีหลายองค์กรที่พยายามที่จะกำหนดมาตรฐานในกระบวนการจัดซื้อ ,กระบวนการสามารถแตกต่างกันมากระหว่างองค์กร

แผนกบุคคล ทำหน้าที่ จัดหาและคัดเลือกพนักงานที่จะเข้ามาทำงานในแต่ละแผนกในบริษัท ซึ่งเป็นส่วนที่สิ่งสำคัญ คนที่จะเข้ามาทำงานต้องผ่านแผนกนี้ก่อน

แผนกซ่อมแซม เมื่อสินค้าที่ผลิตมีการชำรุดจากการใช้งานของลูกค้า หรือผลิตมาแล้วเกิดผิดปกติ แผนกนี้จึงทำการให้บริการซ่อมแซมให้แก่ลูกค้า

แผนกประชาสัมพันธ์ ทำหน้าที่โฆษณาสินค้า และให้คำปรึกษากับลูกค้าเมื่อลูกค้าต้องการความช่วยเหลือ

แผนกการขาย ทำหน้าที่นำเสนอสินค้าแก่ลูกค้าเพื่อให้มียอดขายของสินค้าเพิ่มมากขึ้น ทำให้สินค้าเป็นที่รู้จักแพร่หลาย

แผนกการตลาด ทำหน้าที่ ศึกษาความต้องการในตลาด วิเคราะห์คู่แข่งทางการค้า จัดทำโปรโมชั่นต่างๆ ให้ดึงดูดกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย

หน้าที่และปัญหาในแต่ละแผนก

แผนกจัดซื้อ มีหน้าที่ วางแผนและตรวจสอบในระบบการซื้อสินค้าทั้งหมด และยังตรวจสอบจำนวนสินค้าในคลังสินค้า เพื่อที่ต้องสั่งสินค้าเพิ่ม จัดหาอะไหล่รถยนต์ต่างๆ และทำเอกสารการเบิกจ่ายออกบิลของสินค้า

ปัญหาในแผนกจัดซื้อ
-          ยากต่อการตรวจสอบยอดการเบิกจ่าย
-          ยากต่อการตรวจเช็คจำนวนสินค้า อะไหล่ ที่ยังคงเหลือในคลัง
-          การสั่งซื้อสินค้าอาจจะเกิดการผิดพลาด หรือได้สินค้ามาไม่ตรงตามความต้องการ
-          บิลสินค้าอาจจะไม่ถูกต้องตามต้องการ ก่อให้เกิดความเสียหาย

แผนกบุคคล มีหน้าที่ จัดหาคัดเลือกพนักงานที่มีคุณภาพ ทำประวัติของพนักงาน การจ่ายเงินเดือน สวัสดิการต่างๆ ประกันสังคม โบนัส เงินจากการทำงานล่วงเวลา จัดทำตารางการทำงาน วันหยุดต่างๆ และเช็คเวลาเข้า-ออกของพนักงาน
ปัญหาในแผนกบุคคล
-          ไม่ทราบเวลาเข้า-ออกของพนักงาน เสี่ยงต่อการเข้า-ออกไม่ตรงเวลางานของบริษัท
-          ยากต่อการค้นและแก้ไขประวัติของพนักงาน
-          ตรวจสอบวันลา ,หยุด ของพนักงานได้ยาก
-          กรณีการจ่ายเงินเดือนย้อนหลัง ที่ตกหล่นของพนักงาน เนื่องจากสวัสดิการของพนักงานแต่ละคนไม่เท่ากัน

แผนกบัญชี มีหน้าที่ จัดทำรายรับ-รายจ่ายในแต่ละวัน รวมถึงควบคุมการตรวจสอบใบเสร็จ ประมาณรายได้และค่าใช้จ่าย คิดคำนวณภาษีมูลค่า ลดหย่อนภาษี ดอกเบี้ย จัดทำรายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน งบกระแสเงินสด งบการเงินและรายละเอียดประกอบ
ปัญหาในแผนกบัญชี
-                   การค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ยาก เนื่องจากเอกสารเยอะ และทำให้เสียเวลา
-                   การจัดเก็บอาจจะไม่เป็นระเบียบจึงเสี่ยงต่อการสูญหาน
-                   การดูแลรักษาอาจทำได้ยาก อาจจะเกิดการชำรุด หรือสับเปลี่ยน
-                  อาจจะเกิดการทุจริตได้ง่าย โดยการปลอมแปลงเอกสาร

แผนกซ่อมแซม มีหน้าที่ กำหนดนโยบายและวางแผนการบริหารงานซ่อมบำรุงทั้งหมดในบริษัท ควบคุมดูแลงานซ่อมบำรุงเชิงป้องกันในการตรวจสภาพของเครื่องจักรให้สามารถใช้งานได้ และสนับสนุนการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ปัญหาในแผนกซ่อมแซม
-                   เนื่องจากก่อนที่จะทำการซ่อมบำรุงแต่ละครั้งต้องทำใบเบิกจ่ายอุปกรณ์จากคลังก่อน เพราะเอกสารมีจำนวนมาก
-                  ถ้าเกิดแก้ปัญหาไม่ตรงจุด อาจทำให้เกิดความเสียหายได้
-                  บุคลากรต้องมีความรู้ และความชำนาญในการซ่อมบำรุง เพราะฉะนั้นอาจทำให้เกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น
-                 พิจารณาลำดับก่อน-หลังการซ่อม ทำได้ยาก

แผนกประชาสัมพันธ์ มีหน้าที่ นำเสนอสินค้า โปรโมชั่น ข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวกับสินค้าให้แก่ลูกค้า สร้างความน่าเชื่อถือ และความเชื่อมั่น รวมถึงความพึงพอใจของลูกค้า จัดทำข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า บริการหลังการขายและบริการจดทะเบียน ต่อ พ.ร.บ.
ปัญหาในแผนกประชาสัมพันธ์
-                   ลูกค้าไม่พึงพอใจกับตัวสินค้า และการบริการ
-                  การประชาสัมพันธ์ไม่ครอบคลุมถึงกลุ่มเป้าหมาย
-                   ติดต่อลูกค้าได้ยาก
-                   ลูกค้าไม่เข้าใจกับรายละเอียดของตัวสินค้า

แผนกขาย มีหน้าที่ บริการจัดจำหน่ายสินค้าให้แก่ลูกค้า โดยจะมีการจัดเก็บข้อมูลของผู้สั่งซื้อสินค้า ,ข้อมูลการสั่งซื้อที่อธิบายรายละเอียดของสินค้าที่ลูกค้าสนใจ และข้อมูลหลังการขายของลูกค้า เผื่อเกิดปัญหาจะได้ติดต่อในภายหลัง
ปัญหาในแผนกขาย
-                   การค้นเอกสารอาจจะยาก เพราะเอกสารมีจำนวนมาก
-                  ข้อมูลอาจซับซ้อน จึงทำให้อาจจะเกิดความสับสนว่า ลูกค้าได้รายละเอียดลูกค้าหรือไม่อย่างไร
-                   เอกสารเยอะ ยากต่อการจัดเก็บ
-                   ตรวจสอบการขายย้อนหลังได้ลำบาก

แผนกการตลาด มีหน้าที่ ในการวิเคราะห์ตลาด ดูหุ้นส่วน ตรวจสอบคู่แข่งให้การแข่งขันทางการตลาด
ปัญหาในแผนกการตลาด
-                   อัพเดตข้อมูลการตลาดไม่ทันตลาดคู่แข่ง  เนื่องจากคอมพิวเตอร์ล่าช้า
-                  จัดการโปรโมชั่นให้กับผู้บริโภคได้ยาก เพราะขาดข้อมูล
-                  ไม่สามารถหาลูกค้าเพื่อจำหน่ายสินค้าได้
-                   วิเคราะห์ข้อมูลหรือประเมินคู่แข่งผิดพลาด

ปัญหาระหว่างแผนก
ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกบุคคล
-          หากไม่มีพนักงาน แผนกจัดซื้อก็ไม่สามารถตรวจสอบจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์ในคลังสินค้าได้
ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกบัญชี
-          ถ้าหากแผนกบัญชีไม่ส่งเงินให้ แผนกจัดซื้อก็จะไม่สามารถที่สั่งซื้อสินค้าได้
ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกซ่อมแซม 
-          หากแผนกซ่อมแซมเอาสินค้าในคลัง โดยที่ไม่แจ้งให้แผนกจัดซื้อก่อน ก็จะทำให้เกิดความวุ่นวายในการตรวจเช็คสินค้าในคลัง
ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกขาย 
-          แผนกจัดซื้อจะจัดซื้อสินค้าไม่ตรงตามความต้องการ หากแผนกขายไม่แจ้งว่าต้องการสินค้าหรืออะไหล่ตัวไหน
ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกบัญชี 
-          บุคคลจะได้รับเงินเดือน ,สวัสดิการ ไม่ถูกต้องหรือครบถ้วน หากแผนกบัญชีจ่ายเงินมาให้ไม่ครบถ้วน
ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกซ่อมแซม 
-          หากไม่มีพนักงาน ก็ไม่สามารถซ่อมแซมสินค้าให้กับลูกค้าได้
ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกประชาสัมพันธ์
-          ถ้าหากไม่มีพนักงาน ก็ไม่สามารถให้คำแนะนำ หรือโฆษณาให้กับลูกค้าได้
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดซื้อ
-          บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากแผนกจัดซื้อไม่แจ้งยอดของบประมาณในการสั่งซื้อสินค้า
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกบุคคล
-          ฝ่ายบัญชีไม่ทราบชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เนื่องจากฝ่ายบุคคลไม่แจ้งให้ถี่ถ้วน และถูกต้อง
ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกบัญชี
-   ทางประชาสัมพันธ์ไม่สามรถทำการประชาสัมพันธ์ได้ หากไม่ได้รับงบประมาณจากบัญชีและการเงิน
ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกการตลาด
-          ถ้าแผนกการจัดซื้อไม่ทราบตลาดความต้องการของผู้ซื้อสินค้า ก็ไม่สามารถจัดซื้อได้ตรงความต้องการได้
ปัญหาระหว่างแผนกการตลาดกับแผนกประชาสัมพันธ์
-          แผนกประชาสัมพันธ์จะไม่สามารถโฆษณาสินค้าได้ หากแผนกการตลาดวิเคราะห์ตลาดของสินค้าไม่ถี่ถ้วน

สรุปปัญหาทั้งหมด
1.ยากต่อการตรวจสอบยอดการเบิกจ่าย
2.ยากต่อการตรวจเช็คจำนวนสินค้า อะไหล่ ที่ยังคงเหลือในคลัง
3.การสั่งซื้อสินค้าอาจจะเกิดการผิดพลาด หรือได้สินค้ามาไม่ตรงตามความต้องการ
4.บิลสินค้าอาจจะไม่ถูกต้องตามต้องการ ก่อให้เกิดความเสียหาย
5.ไม่ทราบเวลาเข้า-ออกของพนักงาน เสี่ยงต่อการเข้า-ออกไม่ตรงเวลา
6.ยากต่อการค้นและแก้ไขประวัติของพนักงาน
7.ตรวจสอบวันลา ,หยุด ของพนักงานได้ยาก
8.กรณีการจ่ายเงินเดือนย้อนหลัง ที่ตกหล่นของพนักงาน เนื่องจากสวัสดิการของพนักงานแต่ละคนไม่เท่ากัน
9.  การค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ยาก เนื่องจากเอกสารเยอะ และทำให้เสียเวลา
10.การจัดเก็บอาจจะไม่เป็นระเบียบจึงเสี่ยงต่อการสูญหาน
11.การดูแลรักษาอาจทำได้ยาก อาจจะเกิดการชำรุด หรือสับเปลี่ยน
12.อาจจะเกิดการทุจริตได้ง่าย โดยการปลอมแปลงเอกสาร
13.เนื่องจากก่อนที่จะทำการซ่อมบำรุงแต่ละครั้งต้องทำใบเบิกจ่ายอุปกรณ์จากคลังก่อน เพราะเอกสารมีจำนวนมาก
14.ถ้าเกิดแก้ปัญหาไม่ตรงจุด อาจทำให้เกิดความเสียหายได้
15.บุคลากรต้องมีความรู้ และความชำนาญในการซ่อมบำรุง เพราะฉะนั้นอาจทำให้เกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น
16.พิจารณาลำดับก่อน-หลังการซ่อม ทำได้ยาก
17.  ลูกค้าไม่พึงพอใจกับตัวสินค้า และการบริการ
18.การประชาสัมพันธ์ไม่ครอบคลุมถึงกลุ่มเป้าหมาย
19.ติดต่อลูกค้าได้ยาก
20.  ลูกค้าไม่เข้าใจกับรายละเอียดของตัวสินค้า
21.การค้นเอกสารอาจจะยาก เพราะเอกสารมีจำนวนมาก
22.ข้อมูลอาจซับซ้อน จึงทำให้อาจจะเกิดความสับสนว่า ลูกค้าได้รายละเอียดลูกค้าหรือไม่อย่างไร
23.เอกสารเยอะ ยากต่อการจัดเก็บ
24.ตรวจสอบการขายย้อนหลังได้ลำบาก
25.  อัพเดตข้อมูลการตลาดไม่ทันตลาดคู่แข่ง  เนื่องจากคอมพิวเตอร์ล่าช้า
26.จัดการโปรโมชั่นให้กับผู้บริโภคได้ยาก เพราะขาดข้อมูล
27.ไม่สามารถหาลูกค้าเพื่อจำหน่ายสินค้าได้
28.วิเคราะห์ข้อมูลหรือประเมินคู่แข่งผิดพลาด

ปัญหาและความเกี่ยวข้องกับระบบงาน

ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา

1.ระบบบัญชี

2.ระบบการจัดการคลังสินค้า

3.ระบบจัดซื้อ

4.ระบบจัดเก็บข้อมูล

5.ระบบส่งเสริมการขายและจอง

แสดงการจำแนกกิจกรรม ( Activates) ของหน้าที่ที่ทำงาน  ( Function ) ในบริษัท

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ( Function-to-Data Entitles )

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรร ระบบที่ต้องการพัฒนา

1.ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา

จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนาได้ดังนี้

1.ระบบบัญชี 

2.ระบบจัดซื้อ

3.ระบบการขาย

ทางบริษัทได้จัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบของบริษัททั้งสิ้น 500,000  บาท

2. จำแนกและจัดกลุ่มระบบ

ระบบทั้ง 3 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้

1. ระบบบัญชี

        วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิม ใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้นต่อการทำงานและต่อการพัฒนาต่อได้  ซึ้งปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบเก่าคือการแจ้งยอดของบัญชีไม่ตรงตามยอดของระบบงานด้านอื่นๆแจ้งเข้ามาทำให้เกิดความผิดพลาดและขัดข้องต่อระบบอื่นและระบบตนเองจะส่งผลต่อผู้ใช้ระบบโดยตรง

 2.ระบบจัดซื้อ

                วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของสินค้า ประเภทสินค้าสินค้าที่ค้างสต๊อก เพื่อนสะดวกต่อความว่องไวในการตรวจเช็คสินค้า และสะดวกต่อการค้นหาและทำให้เรารู้ว่าสินค้าของในสต๊อกมีมากน้อยเพียงใด เพียงพอต่อการออกจำหน่ายหรือออกโฆษณา

3.ระบบการขายและการจองสินค้า

วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้าให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากจากเดิม ให้มีการโฆษณาสินค้า เชิญชวนลูกค้าให้เพิ่มมากขึ้น 

            เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 5 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด  จากตารางต่อไปนี้

จากตารางแสดงการเปรียบเทียบระบบกับวัตถุประสงค์ พบว่าแต่ละระบบสามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ทั้งหมด แต่เนื่องด้วยทางบริษัทมีงบประมาณในการพัฒนาระบบจำกัด จึงต้องนำระบบทั้ง 3 มาพิจารณาใหม่อีกครั้งซึ่งจะต้องดูรายละเอียดของขนาดระบบ งบประมาณและผลประโยชน์ สามารถแสดงได้ดังตารางต่อไปนี้

จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบคลังสินค้า กับ ระบบการขายและการจองสินค้า แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกพัฒนาโครงการระบบตรวจเช็คสินค้า ซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนได้และไม่ปฏิเสธโครงการพัฒนาระบบการขายและการจองสินค้าไปเนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาสูงกว่า

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบ พัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้ามาใช้งาน

                หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือทำให้สามารถตรวจสอบคุณภาพสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในคลังในยาก อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล เช็คย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ                1.จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
                2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
                3.ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ( Packaged Software ) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

แนวทางเลือกที่ 1 จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
แนวทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

            ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 6  เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 300,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบการขายและการจองสินค้ามาใช้งานในบริษัทเพื่อการตอบสนองความต้องการของลูกค้า และความสะดวกสบายให้แก่ลูกค้า เพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและสร้างความวางไว้วางใจต่อลูกค้า
วัตถุประสงค์

                เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานและบริษัทรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐานตรงตามความต้องการ และรวดเร็ว

ขอบเขตของระบบ

                โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้มีการจัดขึ้นโดยทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบการดำเนินงานต่อไปนี้

1.ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน มีความสะดวกต่อการค้นหา

2. เป็นระบบที่ใช้ง่าย สะดวกและไม่ยุ่งยากจนเกินไป

3.ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

4. มีความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้

5.ระบบจะต้องทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

ปัญหาของระบบเดิม 

1.การค้นเอกสารอาจจะยาก เพราะเอกสารมีมาก

 2. ข้อมูลอาจซับซ้อน จึงทำให้อาจจะเกิดความสับสนว่า ลูกค้าได้ทำรายละเอียดลูกค้าหรือไม อย่างไร

 3. เอกสารที่มีจำนวนมาก ทำให้ยากต่อการจัดเก็บ

 4.ตรวจสอบการขาย หรือย้อนหลังได้ลำบาก

ความต้องการของระบบใหม่ 

1.มีการจัดระบบให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อง่ายต่อการค้นหา

2.จัดเก็บข้อมูลที่สำคัญ ไม่ต้องเก็บข้อมูลขยะ

3.การสั่งจอง-สั่งซื้อ ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

4.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของระบบ

แนวทางในการพัฒนา
                ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบจดซื้อเพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังนี้
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
3. การวิเคราะห์ระบบ
4. การออกแบบเชิงตรรกะ
5. การออกแบบเชิงกายภาพ
6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
7.การซ่อมบำรุง

ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )
           เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกว่าระบบเดิม ในเรื่องการเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูล หรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด และความรวดเร็วในการทำงานของบริษัท
ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท เฮล่า มอเตอร์ ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
1.ระบบบัญชี
2.ระบบจัดซื้อ
3.ระบบการขาย

ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
           เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
1.วางแผนการทำงานของระบบใหม่

2.กำหนดวัตถุประสงค์ในการนำระบบใหม่มาใช้

3.เริ่มต้นทำโครงการ ศึกษาระบบการทำงานของระบบเดิมดูก่อน เพื่อดูขั้นตอนการทำงาน หรือหาข้อผิดพลาดของระบบ

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์
1.ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรบ้าง และเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบจัดซื้อ
2.การรวบรวมความต้องการเปลี่ยนแปลงของระบบใหม่ จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานผู้ใช้ระบบ
3.จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก้สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ

                 เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ

                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น และมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ

          ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
                1. เขียนโปรแกรม
                2. ทดสอบโปรแกรม
                3. ติดตั้งระบบ
                4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

 ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

                อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบจัดซื้อ มีดังต่อไปนี้

                1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

                3.ประมาณการใช้งบประมาณ

                4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25  เครื่อง
                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง

                4. อุปกรณ์ต่อพวง 5 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                              250,000 บาท

2.พนักงาน

ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                              2,500 บาท

วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                                        2,000 บาท

3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                           70,000  บาท

อื่นๆ                                                                                                         20,000 บาท

4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

ค่าบำรุงระบบ                                                                                   50,000  บาท

จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                       5,000 บาท

รวม                                                                                                   399,500 บาท

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

                   จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการบริการ และทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนาระบบบริษัทเครื่องดื่มต่างๆ

ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบ และได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงาน จะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

                      ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบตรวจเช็คสินค้า ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 5  เดือนนับตั้งแต่ เดือน มกราคม – พฤษภาคม 2556 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไปกรณีมีเหตุไม่คาดคิด

ระยะเวลาดำเนินงาน

- เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

- จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง

- หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

              จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการบริการ และทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนาระบบบริษัทเครื่องดื่มต่างๆ   ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบ และได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงาน จะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Hardware และ Softwareของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

- Microsoft Excel

- Microsoft Word

- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 5 เดือน ตั้งแต่เดือนมกราคม ถึง เดือน พฤษภาคม 2556 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

                                                        

การกำหนดความต้องการของระบบ

                 เมื่อโครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

1. ออกแบบสอบถาม

                  บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ ผู้จัดการแผนกจัดซื้อ ,ผู้จัดการแผนกบุคคล ,ผู้จัดการแผนกการขาย ,ผู้จัดการแผนกประชาสัมพันธ์ ,ผู้จัดการแผนกตลาด ,ผู้จัดการแผนกบัญชี  และ ผู้จัดการแผนกซ่อมแซมในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบ เนื่องจากทางทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 7  แผนกนี้ เนื่องจาก 7 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบคลังสินค้าอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

2. ข้อมูลความต้องการในระบบใหม่

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม 

ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN และ Wi-Fi ประกอบด้วย

1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008

1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 25 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 (จำนวน 20 เครื่อง) Windows XP (จำนวน 5 เครื่อง) และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2007 และซอฟแวร์สำเร็จรูป

                - แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Acc Starและใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

                - แผนกฝ่ายบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

                - แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

                - แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

                - แผนกคลังสินค้าใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบคลังสินค้า

                - แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง และจัดลำดับการเข้าบริการ ซ่อมบำรุง

1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2  เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 1 เครื่อง   เครื่องถ่ายเอกสาร 2 เครื่อง

1.4  อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 5 ชุด

2. ความต้องการของระบบใหม่

               1. สามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำพร้อมทั้งต้องบอกรายละเอียดของผู้สั่งสินค้า ผู้เบิกสินค้า

               2. สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและน่าเชื่อถือมากที่สุด

               3.ระบบสามารถประเมินยอดของสินค้าได้ว่าต้องสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเท่าใด มีอะไรบ้าง โดยดูจากจำนวนสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า 

              4. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่

จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้

1. สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องและรวดเร็ว

2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ เช็คบิลสินค้า และการเบิกจ่ายได้ถูกต้องแม่นยำ

3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

4. ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซับซ้อน

5. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานแต่ละแผนก

6. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้ทั้งหมด

7. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้

1.ระบบบัญชี
     เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัททั้งหมด รวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลการเงินของบัญชีทั้งหมด ระบบจะช่วยไม่ให้การทำงานซับซ้อน ช่วยควบคุมรายรับ - รายจ่ายของบริษัท  ค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแน่นอน อีกทั้งระบบมีการจัดระเบียบของข้อมูล

2.ระบบจัดซื้อ
      เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อสินค้าในบริษัท เพื่อให้ย่นเวลาการทำงาน พร้อมทั้งสามารถเช็คดูข้อมูลการส่งซื้อสินค้าย้อนหลัง พร้อมทั้งสามารถพิมพ์ใบเสร็จ การสั่งซื้อสินค้าได้
3.ระบบการขาย
     เป็นระบบที่ค่อยเอื้ออำนวยให้แก่ผู้ซื้อสินค้าและบริการ สามารถตรวจสอบสิทธิต่าง ๆ ของบริษัทรวมทั้งสามารถจองสินค้าได้ด้วย และมีโปรโมชั่นต่าง ๆ ตลอดจนเป็นระบบช่วยเหลืออำนวยความสะดวกในการติดต่อ

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

     ทีมงานพัฒนาระบบได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

แผนภาพบริบท ( Context Diagram )

อธิบาย Context Diagram

ลูกค้า 

-     ลูกค้าสามารถสั่งซื้อ ,จอง สินค้าโดยผ่านในระบบ

-     ระบบจะมีขั้นตอนที่ใช้ในการคำนวณยอดชำระสินค้าต่างๆ ของลูกค้า และระบบจะออกใบเสร็จ

จัดซื้อ

-     แผนกจัดซื้อจะส่งรายการสินค้าที่สั่ง ,สินค้าที่จอง ,สินค้าที่ได้รับส่งไปให้ระบบ แล้วระบบจะส่งใบสั่งซื้อ และข้อมูลของรายการสินค้ากลับมา

-     แผนกจัดซื้อจะกำหนดราคาของอะไหล่ ส่งมาให้ระบบ เพื่อทำการจัดซื้อต่อไป

ขาย

-     แผนกขายจะทำการส่งสินค้าที่จำหน่ายได้ ไปยังระบบแล้วออกรายงานรายละเอียดที่ได้จำหน่ายไป

-     แผนกขายจะส่งสินค้าที่จองให้ระบบ ระบบจะส่งรายงาน ,โปรโมชั่นเพื่อทำการจำหน่ายออกไป

การตลาด

-     จะส่งข้อมูลโปรโมชั่นและโฆษณาของสินค้าให้ระบบ และระบบจะแจ้งรายละเอียดต่างๆ ที่จะทำการโฆษณา และสินค้าที่มีโปรโมชั่นไปให้การตลาด

แผนภาพ Level 0

อธิบาย Data Flow Diagram- Level 0

     จาก Context Diagram ดังกล่าว สามารถแบ่งการทำงานในระบบออกเป็น 3 ระบบ และแยกเป็น Process ที่เกี่ยวกับระบบได้ดังต่อไปนี้

Procress 1.0 ขายสินค้า เริ่มจากลูกค้าจะส่งข้อมูลมา แล้วจะทำการสอบถามสินค้าที่ต้องการ ก่อนจะตัดสินใจสั่งซื้อ หรือ จองสินค้านั้นๆผ่านในระบบ และระบบจะออกรายการสินค้า ,รายการการจองสินค้า รวมถึงโปรโมชั่น และเก็บข้อมูลลูกค้าในแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า เก็บข้อมูลการชำระเงินในแฟ้มข้อมูลการชำระเงิน เก็บข้อมูลการจองในแฟ้มข้อมูลการจอง และแฟ้มข้อมูลของโปรโมชั่นได้เก็บในระบบ รวมถึงข้อมูลโฆษณาถูกเก็บในระบบด้วย และระบบได้ออกใบเสร็จให้แก่ลูกค้า

Procress 2.0 การตลาด แผนกการตลาดได้ส่งโปรโมชั่นและโฆษณามายังระบบ แล้วระบบได้เก็บข้อมูลโปรโมชั่นในแฟ้มข้อมูลโปรโมชั่น และข้อมูลที่เกี่ยวกับโฆษณาก็ได้เก็บเข้าไปในแฟ้มข้อมูลโฆษณาเช่นกัน

Procress 3.0 ระบบจัดซื้อ แผนกจัดซื้อได้ส่งรายละเอียดสินค้า และรายการสินค้าที่สั่งซื้อมายังระบบได้ส่งรายละเอียดต่างๆ กำหนดราคาอะไหล่ และรายการการจองไปที่ระบบ

Level 1 – แผนกขาย

อธิบาย Data Flow Diagram- Level 1 

Process 1.0 แผนกขาย มีขั้นตอนการทำงานย่อยทั้งหมด 3 ขั้นตอน

Process 1.1 จัดเตรียมสินค้า แผนกขายจะส่งรายการสินค้าที่จำหน่ายมาที่ระบบจัดเตรียมสินค้า ระบบจะเก็บข้อมูลสินค้าในแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า จากนั้นระบบจะส่งสินค้าที่จำหน่ายได้ไปยังแผนกขาย

Process 1.2 คำนวณราคาสินค้า แผนกขายจะทำการส่งรายการราคาสินค้าให้ระบบ แล้วระบบจะกำหนดราคาของสินค้าให้ได้กำไร

Process 1.3 จัดเตรียมรายละเอียด แผนกขายจะส่งสินค้าที่จองมาที่ระบบจัดเตรียมรายละเอียดการจอง ระบบจะเก็บข้อมูลการจองเข้าไปในแฟ้มข้อมูลการจอง จากนั้นระบบจะส่งสินค้าที่จองไปยังแผนกขาย

Level 2 – แผนกการตลาด

อธิบาย Data Flow Diagram- Level 2 

Process 2.0 แผนกการตลาด มีขั้นตอนการทำงานย่อยทั้งหมด 4 ขั้นตอน

Process 2.1 จัดเตรียมโปรโมชั่น แผนกการตลาดจะส่งเอกสารโปรโมชั่นให้ระบบจัดเตรียมโปรโมชั่น และระบบจะเก็บข้อมูลโปรโมชั่นในแฟ้มข้อมูลโปรโมชั่น และจะส่งรายการโปรโมชั่นไปที่ระบบตรวจสอบความถูกต้อง

Process 2.2 จัดเตรียมโฆษณา แผนกการตลาดจะส่งเอกสารโฆษณาให้ระบบจัดเตรียมโฆษณา และระบบจะเก็บข้อมูลโฆษณาในแฟ้มข้อมูลโฆษณา และจะส่งรายการโฆษณาไปที่ระบบตรวจสอบความถูกต้อง

Process 2.3 ตรวจสอบความถูกต้อง ระบบจะตรวจสอบรายการโปรโมชั่น และโฆษณา เพื่อให้มีความถูกต้อง และสมบูรณ์ที่สุด จากนั้นจะส่งเอกสารที่ตรวจสอบเรียบร้อยแล้วไปยังระบบรวบรวมเอกสารทั้งหมด

Process 2.4 รวบรวมเอกสารทั้งหมด ระบบจะรวบรวมเอกสารที่ถูกตรวจสอบแล้วจากระบบตรวจสอบความถูกต้อง จากนั้นระบบจะส่งข้อมูลเอกสารทั้งหมดไปยังแผนกการตลาด

Level 3 – แผนกจัดซื้อ

อธิบาย Data Flow Diagram- Level 3

Process 3.0 แผนกจัดซื้อ มีขั้นตอนการทำงานย่อยทั้งหมด 4 ขั้นตอน

Process 3.1 ข้อมูลสินค้า แผนกจัดซื้อจะส่งรายละเอียดสินค้าให้ระบบ ซึ่งระบบจะดึงข้อมูลรายการสินค้าจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า และส่งรายการสินค้าไปยังระบบตรวจสอบความถูกต้อง

Process 3.2 ตรวจสอบความถูกต้อง ระบบจะทำการตรวจสอบความถูกต้องของรายการสินค้า และส่งรายการสินค้าที่ได้รับไปที่ระบบการรับสินค้า และระบบตรวจสอบความถูกต้องจะรับรายการสินค้าที่จองจากระบบข้อมูลการจองเพื่อตรวจสอบและส่งรายการสินค้าที่ได้รับไปที่ระบบการรับสินค้าต่อไป

Process 3.3 ข้อมูลการจอง แผนกจัดซื้อจะส่งรายละเอียดการจองให้ระบบ ระบบจะดึงข้อมูลรายการจองจากแฟ้มข้อมูลการจองและระบบจะส่งรายการสินค้าที่จองไปที่ระบบตรวจสอบความถูกต้อง

Process 3.4 การรับสินค้า  ระบบจะรับรายการสินค้าจากระบบครวจสอบความถูกต้องที่ผ่านการตรวจเรียบร้อยแล้ว จากนั้นระบบการรับสินค้าจะออกใบเสร็จรับสินค้าไปให้แผนกจัดซื้อ

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ  User Interface

หน้าต่าง Login เข้าสู่ระบบ

หน้าต่างแสดงหน้าหลักเพื่อเลือกเข้าระบบต่างๆ

หน้าต่างแสดงการเลือกสั่งซื้อ และการจองสินค้า

หน้าต่างแสดงเพื่อจองสินค้า

หน้าต่างแสดงเพื่อสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่ 6
การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. แนะนำ โปรแกรมระบบจัดซื้อ  โปรแกรมระบบจัดซื้อเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ระบบ ได้แก่

                1.1 ระบบขาย เป็นระบบที่มีหน้าที่ในการขายสินค้า แจ้งยอดขายสินค้า นำเสนอสินค้า บอกรายละเอียดของสินค้าต่างๆ ออกใบเสร็จรับเมิง ใบรายการสินค้า เป็นต้น

                1.2 ระบบจัดซื้อ เป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามารถตรวจสอบการซื้อสินค้า สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น และเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่องต่างๆ เพื่อนำไปใช้ในระบบอื่นๆ เช่น การตรวจสินค้าที่บริษัทสั่งซื้อนั้น ถูกต้องหรือไม่ ข้อมูลการซื้อ-ขายของแต่ละเดือน                1.3 ระบบซ่อมบำรุง เป็นระบบที่จัดการบริการซ่อมบำรุงให้กับลูกค้า ระบบนี้จะทำการ เบิกจ่ายสิ้นค้าในคลัง รายงานการซ่อม และ แสดงค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง และออกบิลค่าซ่อมให้กับลูกค้า

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุง 

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว และตรงจุดที่เกิดปัญหา